Saiba como são gerenciados os documentos da sua cidadania europeia com segurança e responsabilidade.
Se você está no processo de reconhecimento da sua cidadania italiana, portuguesa, alemã ou espanhola, saiba que os seus documentos passam por um dos setores mais estratégicos da Cidadania4U: o Arquivo4U.
É nesse espaço que toda a documentação recebida é identificada, digitalizada, armazenada com segurança e preparada para envio, tanto para os cartórios quanto para os consulados e advogados parceiros.
O que é o Arquivo4U?
O Arquivo4U é a área responsável por receber, organizar e cuidar de todos os documentos físicos e digitais dos clientes da Cidadania4U.
Ele está localizado em uma sala com climatização controlada, acesso restrito por biometria e monitoramento por câmeras — tudo para garantir a preservação e a segurança das certidões, registros e demais papéis essenciais para o seu processo de cidadania.
Rotina intensa e organizada
Mesmo após a publicação do decreto que impactou o cenário da cidadania italiana, a operação segue em andamento, com novas pastas sendo abertas diariamente para todas as cidadanias, mais de 1.300 novas pastas foram criadas — o que reforça que a Cidadania4U segue em operação total, organizando os processos que têm sido enviados às autoridades europeias.
| + 50.000 documentos tramitados desde janeiro de 2025. |
| + de 7.000 pastas ativas — Cada cliente possui uma pasta própria, com documentos organizados, identificados por ID único e armazenados com controle total de acesso. |
| + de 1.600 documentos processados por semana — Esse é o volume médio semanal, considerando todas as frentes de entrada, digitalização, custódia e despacho. |
| 300 documentos recebidos por dia — entre Correios, cartórios e paróquias parceiras, o fluxo de entrada segue intenso, exigindo triagem e conferência detalhada. |
| 100 documentos enviados por dia — a equipe realiza envios nacionais e internacionais diariamente, com rastreamento monitorado e logística alinhada com os escritórios da Cidadania4U na Europa. |
| 20 novas pastas abertas por dia — a equipe mantém um ritmo constante de organização de processos, garantindo que tudo esteja pronto para avançar com agilidade assim que possível. |
Como funciona o recebimento e triagem dos documentos?
- Os documentos são enviados pelos clientes ou pelos cartórios para o endereço da nossa sede administrativa, em Brasília.
- Diariamente, nossa equipe coleta os pacotes e confere todos os códigos de rastreio.
- Cada documento é escaneado, identificado com um número único (ID) e digitalizado no sistema interno da empresa.
- Após a digitalização, os documentos são armazenados de forma segura até o momento do envio.
- Todos os processos contam com protocolos internos e rastreabilidade completa, inclusive via o APP4u, onde o cliente pode acompanhar o andamento do seu processo.
Veja também:
Envio internacional: Itália, Portugal , Alemanha e Espanha
Quando a documentação está pronta para ser enviada ao destino (advogados, conservatórias ou consulados), o time de arquivo atua em parceria com uma empresa de logística.
As etiquetas de envio são geradas com os endereços dos escritórios da Cidadania4U nos respectivos países europeus, e o código de rastreio é compartilhado com o cliente diretamente pelo aplicativo.
Mesmo após as mudanças na legislação italiana, o processo de envio internacional segue inalterado. A organização da documentação continua sendo feita com o mesmo cuidado e responsabilidade.
Segurança que protege histórias
O time do Arquivo4U é formado por 8 profissionais especializados, que atuam em diferentes frentes: recebimento de Correios, recebimento de cartórios, envio nacional e internacional, e a logística de retirada para etapas internas do processo.
- A sala de arquivos tem acesso controlado por biometria.
- Todo documento físico retirado do arquivo para envio é registrado por meio do sistema GLPI
- Os documentos digitais têm controle de acesso e histórico de visualização.
- Documentos históricos, como certidões de 1900, são acondicionados em envelopes especiais para evitar danos.
Cada certidão conta uma história. Por isso, nosso time trata cada documento com o cuidado que ele merece — como se fosse único.
“O cliente não vê, mas sente o impacto do nosso trabalho”, diz Maria Vânia Carvalho de Sousa, coordenadora do BackOffice.
“A maioria dos clientes nunca vê o arquivo, mas todos sentem o impacto do nosso trabalho quando recebem uma notificação do app, quando o advogado confirma o recebimento da pasta ou quando a certidão chega intacta em casa. Isso é fruto da nossa organização e comprometimento.” reforça.
Por que isso é importante para o seu processo de cidadania?
Sem documentos organizados, não há cidadania possível. É por isso que o Arquivo4U tem papel central na agilidade dos trâmites jurídicos, no suporte ao atendimento e na confiança que você deposita na nossa equipe.
A Cidadania4U continua funcionando com seriedade e responsabilidade, cuidando do que há de mais valioso: a sua história familiar e o seu sonho de reconhecimento europeu.
Quer saber mais sobre como está o andamento do seu processo?
Acesse o app da C4U ou fale com nosso time de atendimento. Continue acompanhando a série Por dentro da Cidadania4U aqui no blog e nas nossas redes sociais.
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